Política de Tratamiento de Datos Personales — IDBox

Versión 7 (2026-10-18) · vigente desde el 18 de octubre de 2026

• Responsable del tratamiento: EYDOC S.A.S., la empresa detrás de la marca IDBox
• NIT: 901.572.884-6
• Domicilio: Bello, Antioquia, Colombia
• Dirección: Calle 57 A # 63-96, Int. 302, Bello, Antioquia
• Correo de contacto: equipo@idbox.lat (es el canal para todo lo de esta política)
• Teléfono y WhatsApp: +57 302 800 0824

Esta política sigue la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Está escrita en lenguaje sencillo a propósito: queremos que la entienda cualquier persona, no solo un abogado.

1. Qué es IDBox y por qué guarda datos

IDBox es una tarjeta de presentación digital para gente de negocio. Tiene cuatro partes:

• La IDBox física: un objeto con un código impreso que lleva a una dirección web.
• La tarjeta pública: la página que ve quien escanea. Muestra los datos de contacto del dueño y le permite al visitante dejarle los suyos o escribirle por un chat privado, el Business Chat™, donde además pueden mandarse notas de voz, llamarse y agendar una reunión (sección 2.1).
• El buscador de IDBox: la página de idbox.lat donde cualquiera encuentra, por su nombre o su empresa, a los dueños que decidieron aparecer, y abre su tarjeta pública (secciones 2.2 y 3.7).
• El espacio privado del dueño: donde ve sus contactos y conversa con Nix, un asistente que le ayuda a redactar mensajes, recordar de qué habló con cada persona y cambiar los datos de su tarjeta (sección 3.5).

Las IDBox que entregamos salen de fábrica dormidas. Mientras duerme, quien escanee su dirección no ve nada de su dueño y no puede dejarle datos: ve un dibujo con el botón "Activar IDBox" (o, en algunas, la página de la empresa que la entregó). Se despierta cuando su dueño la activa con un código y dos casillas (sección 3.1).

Para que todo eso funcione, guardamos y procesamos datos personales. Aquí te contamos exactamente cuáles, para qué, y qué derechos tienes. Busca tu caso:

• Si dejaste tus datos en una tarjeta → sección 2.
• Si le escribiste a un dueño por su Business Chat™ → sección 2.1.
• Si buscaste a alguien en el buscador de IDBox → sección 2.2.
• Si eres dueño de una IDBox → sección 3.
• Si quieres saber si apareces en el buscador de IDBox → sección 3.7.
• Si tu empresa te entregó una IDBox con tu perfil ya cargado → sección 3.2.
• Si un dueño habló de ti con Nix o le mandó una foto o un documento donde apareces → secciones 4 y 5.

2. Si eres visitante y dejaste tus datos en una tarjeta

Quién responde por tus datos: EYDOC S.A.S. (IDBox). Los guardamos para que el dueño de esa tarjeta pueda escribirte.

Solo una tarjeta pública activa recibe datos: una IDBox dormida no los recibe. Cuando llenas su formulario de "dejar mis datos", guardamos:

• Tu nombre, tu correo y tu teléfono (el teléfono es opcional).
• La nota que tú mismo escribas (por ejemplo, de qué hablaron), de hasta 300 caracteres.
• La feria o evento donde conociste al dueño (lo pone el sistema, no tú).
• La prueba de tu autorización: la hora en que la diste (la pone nuestro servidor, no tu teléfono) y la versión del aviso que leíste, con su idioma.
• Una línea técnica de tu navegador (el user agent: qué navegador y qué sistema usas, hasta 400 caracteres). La guardamos solo como rastro de seguridad, para investigar envíos automáticos o abusos del formulario. No se le muestra al dueño ni viaja a ninguna inteligencia artificial.

No guardamos tu dirección IP en nuestra base.

¿Para qué? Para dos cosas, y solo estas dos:

1. Que el dueño pueda contactarte. Al dejar tus datos le llega un aviso una sola vez a su correo (y a su WhatsApp cuando ese canal esté habilitado — hoy no lo está).
2. Ayudarle al dueño a retomar la conversación contigo. Cuando él consulta a su asistente sobre ti, nuestro servidor saca de tu ficha solo tu primer nombre, tu nota y tu feria, y eso viaja al proveedor de inteligencia artificial (Anthropic) como contexto. De tu ficha, tu apellido, tu correo y tu teléfono no salen: el recorte se hace a la fuerza en nuestro servidor. Lo que el dueño escriba sobre ti por su cuenta, o la foto de tu tarjeta que él mande, sí viaja (secciones 4 y 5).

La línea técnica del navegador tiene un único uso aparte: la seguridad del formulario.

Mientras visitas la tarjeta pública, nada tuyo toca una IA: el saludo con voz que escuchas es un archivo grabado una sola vez, no una IA hablándote en vivo. El punto 2 ocurre después, cuando el dueño trabaja con sus contactos en su espacio privado.

La cámara de la tarjeta. Al empezar, la tarjeta te pide permiso para usar la cámara (el fondo de realidad aumentada). Si lo das, la imagen se queda en tu teléfono: solo se mide cuánta luz hay para escoger los colores de la pantalla. No se graba ni se envía a ninguna parte. Puedes apagarla con su botón, y la tarjeta lo recuerda la próxima vez.

¿Cuánto tiempo? Tus datos se guardan mientras la IDBox del dueño esté activa, para que pueda contactarte. Si el dueño cierra su IDBox, los borramos en 30 días. Y cada seis meses revisamos los datos que ya no se necesitan (sección 13). Puedes pedir que los borremos antes, cuando quieras (sección 9): es tu derecho y lo atendemos gratis.

2.1 Si le escribes al dueño por su Business Chat™

Desde la tarjeta pública puedes escribirle al dueño por un chat privado, sin darle tu número y sin crear una cuenta. Quién responde por tus datos: EYDOC S.A.S. (IDBox).

Antes de abrir el chat te pedimos tu nombre y tu autorización (sección 10). Después guardamos:

• Tu nombre, tal como lo escribas.
• Tus mensajes y los del dueño, de hasta 2.000 caracteres cada uno, con su hora.
• Las cotizaciones que el dueño te mande, cada versión tal como la viste, y tu respuesta: si la aceptaste y cuál versión.
• Cuándo abres una cotización y cuánto la miras. Guardamos la hora en que abriste cada versión por primera vez y cuánto tiempo la tuviste en pantalla. El dueño lo ve (por ejemplo, "Abierta a las 3:40 · la leyó 2 min"), para saber si ya la viste. Solo se cuenta mientras la cotización está a la vista, y una versión nueva empieza otra vez en cero.
• La prueba de tu autorización: la hora (la pone nuestro servidor, no tu teléfono) y la versión del aviso que leíste, con su idioma.
• Una línea técnica de tu navegador (el user agent), solo como rastro de seguridad, igual que en la sección 2.
• Si enciendes los avisos, la dirección que tu navegador nos da para los avisos y sus llaves, como en la sección 3.6.
• Tus notas de voz (Toki™) y las del dueño: la grabación, su duración y su formato, en una carpeta privada. Solo se graba mientras mantienes oprimido el botón; si algo lo interrumpe (una llamada, cambiar de app, apagar la pantalla), se cancela y no sale nada.
• Las llamadas y videollamadas: quién llamó a quién, cuándo, cuánto duró y cómo terminó. No se graban: la voz y la imagen viajan en vivo por Daily (sección 6) y no se guardan en ninguna parte.
• Las reuniones que agendes: el día, la hora, cuánto dura, si es por videollamada, por llamada o en persona, y si alguien la canceló.
• Cuándo tienes el chat abierto: la hora de la última vez, para mostrarle al dueño que estás «En línea» mientras estás ahí (y a ti, cuando él tiene abierto su espacio privado).

No guardamos tu dirección IP en nuestra base. Y no hay cuenta ni contraseña: tu teléfono guarda una llave al azar y nuestro servidor guarda solo su huella. Quien tenga esa llave, es decir tu teléfono, puede leer el chat. Si borras los datos del sitio en tu navegador, pierdes el chat en ese teléfono, pero sigue guardado para el dueño hasta que se borre (abajo).

¿Quién lo ve? Solo el dueño de esa IDBox, desde su espacio privado. Nada del chat ni de las cotizaciones viaja por su cuenta a una inteligencia artificial: Nix no lo lee. Si el dueño le cuenta a Nix algo del chat, eso sigue la sección 4. La pregunta con que se abre el chat es un texto fijo, no una IA. Tus notas de voz solo las oye el dueño de ese chat, y tú las suyas: ninguna IA las oye ni las transcribe, y no se usan para reconocer a nadie por su voz. Quien las oye puede guardarlas por su cuenta en su teléfono, y eso queda fuera de nuestro alcance.

Los avisos. Cuando escribes, al celular del dueño le llega un aviso con tu nombre, nunca con lo que escribiste. Si es tu primer mensaje y el aviso no le llegó a ningún celular, le llega un correo con tu nombre, también sin el mensaje. También le avisamos cuando abres por primera vez una versión de su cotización y cuando la aceptas, con tu nombre y el título de la cotización. Si tú enciendes los avisos, te llega uno cuando el dueño te conteste o te mande una cotización, con su nombre y sin el mensaje. Una nota de voz se avisa igual: con el nombre, nunca con la voz. Las reuniones: cuando agendas o cancelas una, al dueño le llega un aviso al celular y un correo con tu nombre, el día y la hora, y un archivo para añadirla a su calendario. Entre 10 y 15 minutos antes, a los dos les llega un recordatorio con la hora. Y si a la hora de la reunión uno llama, al otro le llega un aviso de que lo están llamando.

¿Para qué? Para que hables con el dueño y él te conteste y te cotice. Para nada más.

¿Cuánto tiempo? Cada chat se guarda hasta 3 años después de su último mensaje, y entonces lo borramos entero, con sus cotizaciones, sus notas de voz, sus llamadas y sus reuniones. Los archivos de las notas de voz se borran en el barrido de la noche siguiente. Si el dueño cierra su IDBox, lo borramos en 30 días. Puedes pedir que lo borremos antes, cuando quieras (sección 9).

2.2 Si buscas a alguien en el buscador de IDBox

En idbox.lat puedes buscar a un dueño por su nombre, su empresa, su cargo o su @, sin crear una cuenta y sin dejar ningún dato. Quién responde por tus datos: EYDOC S.A.S. (IDBox).

• Lo que escribes viaja a nuestro servidor solo para buscar. No lo guardamos en nuestra base ni lo amarramos a ti. Como en cualquier página, los registros técnicos de Vercel, que nos sirve las páginas, pueden anotar por poco tiempo la dirección pedida, con lo que buscaste.
• Tu dirección IP la usamos en la memoria del servidor, sin escribirla en nuestra base, solo para frenar a quien busca de más (por ejemplo, un programa que quiera copiar la lista entera).
• La página no deja galletas ni guarda nada en tu teléfono. El tipo de letra llega desde Google Fonts, que recibe tu IP al entregarlo (sección 6).
• Lo que ves en los resultados es lo que cada dueño decidió mostrar (sección 3.7). Para escribirle entras a su tarjeta pública, y desde ahí aplican las secciones 2 y 2.1.

3. Si eres dueño de una IDBox

3.1 Cómo despierta tu IDBox

Tu IDBox sale de fábrica dormida. Para despertarla:

1. Escaneas su dirección y tocas "Activar IDBox".
2. Te mandamos un código de 6 dígitos al correo que tenemos registrado para ti. No hay campo para escribir otro correo, y la pantalla no dice a qué bandeja llegó: quien encuentre tu IDBox no puede activarla sin entrar a tu correo.
3. Escribes el código y marcas dos casillas, cada una por separado:

• "Acepto la política de datos y autorizo publicar mi perfil de IDBox."
• "Autorizo guardar y procesar mis datos en servidores fuera de Colombia."

Las dos son necesarias para despertarla: sin la primera no hay tarjeta que mostrar, y sin la segunda no podemos prestarte el servicio, porque nuestros servidores están fuera de Colombia (sección 6). Si olvidas una casilla, no pierdes ningún intento del código. Nuestro servidor revisa las dos casillas por su cuenta: no basta con que la página las muestre.

Y el buscador. Desde el 17 de octubre de 2026, publicar tu perfil incluye aparecer en el buscador de IDBox (sección 3.7). Lo apagas cuando quieras en los Ajustes de tu espacio privado, sin escribirnos.

La constancia que guardamos. Al despertar tu IDBox guardamos un registro de tu aceptación, con:

• el identificador interno de tu IDBox y su número de 16 dígitos;
• el correo al que llegó el código (la copia que tiene nuestro servidor, no algo que alguien haya escrito);
• cuál código se usó (su identificador, no el código);
• qué hiciste: aceptar (o, más adelante, revocar);
• la versión de esta política que aceptaste —su fecha de vigencia y su idioma— y su huella digital (SHA-256): un número que cambia si cambia una sola letra del texto publicado, así que prueba qué texto exacto aceptaste;
• las dos autorizaciones: publicar tu perfil y guardar tus datos fuera de Colombia;
• la dirección web de tu IDBox desde la que aceptaste;
• la línea técnica de tu navegador (user agent), hasta 400 caracteres, como rastro de seguridad;
• la hora, puesta por nuestro servidor.

No guardamos tu dirección IP. La constancia no se puede editar: revocar agrega una fila nueva, y la constancia solo se borra cuando la ley ya no nos pida conservarla.

Le avisamos a nuestro equipo. Cuando despiertas tu IDBox, a nuestro equipo le llega un aviso con tu nombre, tu empresa y la dirección de tu IDBox: al celular del equipo y, si no le llega a ninguno, al correo equipo@idbox.lat. Sirve para acompañarte desde el primer día. El aviso no lleva tu correo ni tu WhatsApp.

Para revocar, escríbenos a equipo@idbox.lat. Volvemos a dormir tu IDBox —deja de mostrar tu perfil en cuestión de minutos y deja de recibir contactos—, anotamos la revocación como una fila nueva (la aceptación anterior se conserva como prueba de lo que aceptaste en su momento) y, si lo pides, borramos tus datos (sección 9). Hoy lo hace nuestro equipo atendiendo tu solicitud; no es un botón del producto. Lo que un visitante ya guardó en su propio teléfono queda fuera de nuestro alcance: tu contacto, si lo guardó, y la copia de tu tarjeta que su navegador pudo guardar para abrirla sin señal.

3.2 Si tu empresa te entregó la IDBox: tu perfil lo cargamos nosotros

Cuando una empresa contrata IDBox para su equipo, nosotros cargamos el perfil de cada persona, y de dónde salen los datos depende de tu caso:

• Si llenaste el formulario de perfil digital de EYDOC S.A.S., cargamos lo que tú escribiste ahí: nombre, cargo, WhatsApp, correo de trabajo, LinkedIn y, si la diste, una foto. Esos datos nos los diste tú para armar tu IDBox.
• Si no lo llenaste, tu empresa nos dio solo tu nombre y tu correo de trabajo, para poder mandarte el código. Nada más se carga hasta que tú actives tu IDBox y nos lo des.

También ponemos el nombre y la página web de la empresa, tus iniciales y el mensaje con el que un visitante te escribe por WhatsApp.

• Mientras duerme, solo lo usamos para eso: tener tu IDBox lista y mandarte el código. Lo guardamos en nuestra base (sección 6), pero no se publica, no recibe contactos y no pasa por Nix.
• Si no la activas en 90 días desde que cargamos tu perfil, lo borramos. Y si no quieres activarla, no tienes que hacerlo: escríbenos y lo borramos antes.
• El código llega al correo de trabajo que tu empresa nos confirmó como tuyo. Si ya no trabajas ahí, o ese correo ya no es tuyo, no la actives con él: escríbenos. Si alguien despertó una IDBox con tu nombre sin ser tú, escríbenos y la volvemos a dormir de inmediato.
• Tú eres el titular. La autorización para publicar tu perfil la das tú, al despertar tu propia IDBox. Tu empresa no autoriza por ti, y los derechos de esta política son tuyos, no de tu empresa. Aparecer o no en el buscador de IDBox también lo decides tú (sección 3.7).
• Qué se publica al despertarla. Con la primera casilla autorizas que la dirección impresa de tu IDBox muestre tu tarjeta pública: tu nombre, cargo, empresa, tus iniciales, WhatsApp, correo de trabajo, LinkedIn y la página de tu empresa. Con tu tarjeta publicada, los visitantes pueden dejarte sus datos (sección 2) y esos contactos te llegan a ti.
• Al despertarla, tu tarjeta se publica de una vez en la dirección impresa de tu IDBox, con lo que autorizaste en la primera casilla, y desde ese momento los visitantes pueden dejarte sus datos.
• Tu foto: si la diste en el formulario, sale en tu tarjeta. Es opcional: sin foto se ven tus iniciales, y la quitamos cuando nos lo pidas.
• Lo que tu empresa puede recibir de ti: cuántas veces se escaneó tu IDBox y cuándo fue el último escaneo, desde que la despiertas. Antes, solo le damos el total de todas las IDBox de la empresa juntas. Tu empresa no recibe quién escaneó ni tus contactos.
• Si algo está mal o no quieres algo publicado, escríbenos y lo corregimos o lo quitamos.
• Para revocar después de despertarla, es igual que en la sección 3.1.

3.3 Lo que guardamos de ti como dueño

• Tu nombre, tu WhatsApp y tu correo, para los avisos de nuevos contactos y para enviarte el código de entrada. Cuando tu tarjeta pública esté activa, también aparecen en ella, para que los visitantes te escriban o guarden tu contacto.
• Tu cara pública: cargo, iniciales, fotos, textos, empresa, marca, página web y el enlace de tu tercera tarjeta (por ejemplo, LinkedIn). Cuando tu tarjeta pública esté activa, todo esto lo ve cualquier visitante — para eso es. Las fotos viven en una carpeta de lectura pública, a propósito: son tu tarjeta.
• El saludo hablado de tu tarjeta. No es tu voz: lo dice Nix, con voz sintética. Se graba al crear tu tarjeta y otra vez cada vez que cambies tu saludo (sección 3.5).
• El número de 16 dígitos impreso en tu IDBox.
• Datos de operación: feria activa, tope de gasto del asistente, ajustes.
• Contadores de uso del asistente: mensajes, tokens, costo y búsquedas. Solo números — ahí no hay texto ni datos personales.
• Lo que guardas con Nix: tus conversaciones (sección 4), las reglas que le pones, tus pulgares arriba o abajo con un recorte de lo que Nix dijo y tu motivo, y los nombres que les pongas a tus charlas.
• Lo que escribas a soporte desde tu IDBox: tu mensaje y lo que adjuntes (una foto, un PDF o un audio). Se guarda en una carpeta privada y nos llega al correo del equipo.
• La constancia de tu aceptación (sección 3.1).
• El registro de los cambios a tu tarjeta (sección 3.5): qué datos cambiaste y cuándo, nunca lo que decían.
• Los celulares donde enciendas los avisos, si los enciendes (sección 3.6).
• Tus chats con tus clientes por el Business Chat™ y las cotizaciones que armes, con cada versión que envíes (sección 2.1).
• Si apareces o no en el buscador de IDBox: un sí o un no, que cambias en tus Ajustes (sección 3.7).
• Tu agenda: tus días, tu horario, cuánto dura cada reunión, tu zona horaria y las horas que silencies; y las reuniones que tus clientes te agenden (sección 2.1).
• Tus notas de voz y tus llamadas con tus clientes (sección 2.1), y cuándo tienes abierto tu espacio privado, para mostrarles que estás «En línea».

3.4 Tu sesión, tu código y tus exportaciones

Tu sesión: la galleta (cookie) sellada solo contiene el identificador interno de tu IDBox, una época de sesión y la fecha. No lleva tu correo ni ningún dato personal. Dura 30 días y solo sirve en la dirección exacta de tu IDBox. Solo una IDBox despierta abre sesión. Si pierdes tu celular, escríbenos: cerramos de un golpe todas tus sesiones abiertas.

Tu código de entrada: nunca se guarda en claro — solo su huella criptográfica. Vence a los 10 minutos, muere a los 5 intentos y sirve una sola vez; pedir uno nuevo anula el anterior. Va únicamente a tu correo registrado.

Tus exportaciones: la lista de contactos solo se descarga con sesión válida, o se envía a tu correo registrado y a ninguno otro. No existe campo para escribir otra dirección.

3.5 Cambiar tu tarjeta con Nix

Desde tu espacio privado puedes pedirle a Nix que cambie datos de tu tarjeta: tu foto, tu cargo, tu saludo de bienvenida, tu frase de WhatsApp, tu tercera tarjeta y tus paneles (agregar, quitar o editar). Nix te dice cuáles puede cambiar en cada momento, y si tu empresa dejó fijo un dato, ese no se cambia.

• Nix no cambia nada por su cuenta. Te deja el cambio listo en una tarjeta, y el cambio solo pasa cuando tú la tocas, con tu sesión abierta. La tarjeta vence a los 10 minutos.
• Lo que escribes para el cambio viaja a Anthropic, como todo lo que le escribes a Nix (sección 4). Mientras la tarjeta espera tu toque guardamos el valor nuevo, y cuando se resuelve (la tocas, la descartas o vence) lo borramos. Si nadie vuelve a tu IDBox, un barrido diario la cierra: ese valor no pasa de un día.
• El registro de tus cambios. De cada cambio queda anotado qué datos cambiaste, cuándo y cómo terminó. Nunca lo que decían antes ni después.
• Te avisamos por correo. Cada vez que un cambio queda hecho, te llega un correo a tu correo registrado, enviado por Resend, con lo que cambiaste. Así sabes si alguien lo hizo sin ser tú.
• Tu foto la escoges tú en tu celular, que la recorta y la achica. Nuestro servidor le quita los datos escondidos (como la ubicación) antes de guardarla. No pasa por ninguna inteligencia artificial.
• Tu saludo de bienvenida: si lo cambias, su texto viaja a OpenAI para grabar la voz de Nix (sección 6).

3.6 Los avisos en tu celular

Si los enciendes en los Ajustes de tu espacio privado, Nix te avisa en ese celular. Para eso guardamos la dirección que tu navegador nos da para los avisos, las llaves con que se cifra cada aviso para que solo tu navegador lo lea (no sirven para entrar a tu celular ni a tu cuenta), el tipo de aparato (por ejemplo, "Android") y las fechas en que se encendieron y se usaron.

• El aviso lo entrega el servicio de avisos de tu teléfono (Google, Apple, Mozilla o Microsoft, según el caso), que ve su texto.
• En la pantalla bloqueada lo puede leer quien tenga tu celular. Por eso los avisos no llevan correos ni números de teléfono.
• Al apagarlos dejamos de usar esa dirección y queda anotada como apagada. La borramos si lo pides o cuando cierres tu IDBox.

3.7 El buscador de IDBox

En idbox.lat cualquiera puede buscar a un dueño por su nombre, su empresa, su cargo o su @ (la palabra de su dirección: @valeria es valeria.idbox.lat) y abrir su tarjeta pública para escribirle.

• Qué muestra de ti: tu nombre, tu cargo, tu empresa, tu foto (o tus iniciales, si no tienes foto) y tu @. Es lo mismo que tu tarjeta pública ya le muestra a cualquiera. Nunca muestra tu correo ni tu WhatsApp: para escribirte, el visitante entra a tu tarjeta.
• Quién aparece: solo las IDBox despiertas y activas, con dirección propia (una palabra, no el número de 16 dígitos) y con el interruptor encendido. Una IDBox dormida nunca aparece.
• El interruptor: «Aparecer en el buscador de IDBox», en los Ajustes de tu espacio privado. Lo enciendes y lo apagas cuando quieras, sin escribirnos. Al apagarlo dejas de aparecer en cuestión de minutos. Nadie lo enciende por ti: ni tu empresa ni nuestro equipo. Si nos pides apagarlo, lo apagamos.
• Cómo arranca: si despertaste tu IDBox antes del 17 de octubre de 2026, arranca apagado, y no apareces hasta que lo enciendas. Si la despiertas desde esa fecha, arranca encendido, porque al despertarla autorizas publicar tu perfil, y eso incluye el buscador (sección 3.1).
• Lo que no cambia: apagarlo te saca del buscador de IDBox, no de tu dirección impresa: tu tarjeta pública sigue ahí para quien la escanee o tenga su enlace. Y el buscador no anota quién te buscó ni qué escribió (sección 2.2).

4. Las conversaciones con Nix — esto es importante

Guardamos las conversaciones que tienes con el asistente, y pueden contener datos de terceros: lo que cuentas sobre un contacto y los mensajes que Nix redacta para esa persona.

• Cada conversación queda amarrada al contacto del que hablaste (o a tu negocio en general).
• Un turno no se puede editar — es el registro de lo que se dijo.
• Si mandas una foto o un archivo, en el historial solo queda lo que escribiste; si lo mandaste sin texto, queda la línea "(le mandaste una foto)" o "(le mandaste un archivo)". La foto o el archivo nunca se guardan.
• También guardamos las reglas que le pones a Nix (tus órdenes permanentes, que viajan en cada mensaje), tus pulgares arriba o abajo con un recorte de hasta 400 caracteres de lo que Nix dijo y tu motivo, y los nombres que les pones a tus charlas. Ahí también puede quedar algo de un tercero.
• Supresión: si se borra un contacto, las conversaciones amarradas a él se van con él en cascada. Lo que no está amarrado a su ficha —las charlas de tu negocio en general, los pulgares, las reglas y los nombres de charla— no se borra solo: cuando una persona pide borrar lo suyo, nuestro equipo busca y borra también eso que la mencione. Hoy lo hacemos a mano, atendiendo la solicitud; no es un botón del producto.

Lo que te pedimos como dueño: cuéntale a Nix solo lo necesario, y no le mandes fotos con la cara de alguien sin su permiso. Si esa persona nos pide borrar lo suyo, lo borramos.

5. Las imágenes y los documentos — esto también es importante

Procesamos imágenes y documentos que pueden contener datos de terceros. La foto de una tarjeta de presentación puede llevar la cara, el cargo, el teléfono y el correo de alguien; un PDF puede llevar mucho más.

• La foto se achica en tu teléfono; el PDF viaja tal cual. Los dos van al proveedor de IA (Anthropic) para que Nix los lea.
• No se guardan en ninguna parte. Ni en nuestra base ni en archivos.
• Enviarlos es siempre decisión tuya y nunca es obligatorio.

6. Qué sale hacia proveedores y qué no

Dónde viven los datos. La base de datos, las fotos y los saludos viven en Supabase, en servidores de Estados Unidos (región us-east-2, Ohio, sobre Amazon Web Services). Las páginas las sirve Vercel, los correos los envía Resend, y las llamadas y videollamadas pasan en vivo por Daily (Estados Unidos).

Nuestros proveedores, en una lista: Vercel, Supabase, Resend, Anthropic, OpenAI, Daily y Google, y, si enciendes los avisos en tu celular, el servicio de avisos de tu teléfono. Todos operan fuera de Colombia. Cuando habilitemos el aviso por WhatsApp, pasará además por Twilio y por WhatsApp (Meta), y lo avisaremos antes (sección 12).

Datos fuera de Colombia:

• Nuestros proveedores tratan los datos por encargo nuestro, solo para prestarnos su servicio (la ley le llama a esto transmisión). La excepción es Google Fonts, que solo recibe tu IP al entregar el tipo de letra.
• Son empresas de Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017).
• A los dueños, además, les pedimos una autorización expresa y separada para esto: la segunda casilla al despertar su IDBox —no escondida en un párrafo—, que queda en su constancia (sección 3.1).

Lo que no hacemos, por diseño:

• No vendemos ni alquilamos datos a nadie.
• La tarjeta pública nunca consulta un modelo de IA durante tu visita.
• Una IDBox dormida no publica nada de su dueño ni recibe datos de visitantes.
• No guardamos direcciones IP en nuestra base.
• El identificador de tu contacto va por carril aparte: el cerebro nunca lo ve.
• El nombre de un tercero nunca queda en la barra de direcciones ni en el historial de tu teléfono.
• Las respuestas con datos de terceros llevan la orden de "no guardar copia" en el celular.
• Ninguna IA lee el Business Chat™ ni las cotizaciones, ni oye las notas de voz.
• Las llamadas y videollamadas no se graban.
• El buscador de IDBox nunca muestra correos ni WhatsApp, nunca muestra una IDBox dormida y no anota quién buscó ni qué.

7. Galletas (cookies), lo que se guarda en tu teléfono y el contador de escaneos

Usamos dos galletas, y ninguna es de publicidad ni de analítica:

• idbox_visto — la deja la pantalla de una IDBox dormida. Dura 30 minutos, su valor es solo "1", no lleva ningún identificador ni dato tuyo y el código de la página no la puede leer. Sirve para una sola cosa: no contar dos veces la misma visita si recargas o vuelves atrás.
• cabin — la sesión del dueño (sección 3.4). Sellada, 30 días, amarrada a la dirección exacta de su IDBox y sin datos personales.

Lo que la tarjeta guarda en tu propio teléfono. Tu navegador recuerda el idioma que elegiste, el modo de color, si apagaste la cámara, y una copia de la tarjeta para que abra sin señal. La lista de contactos del dueño nunca entra en esa copia. Si abres un Business Chat™, tu navegador guarda además la llave de ese chat, tu nombre, los mensajes que todavía no salen por falta de señal y si quisiste recibir avisos. Las notas de voz que grabas no se quedan guardadas en tu teléfono. Si tocas «Añadir a mi calendario», la reunión queda en tu calendario, que es tuyo y queda fuera de nuestro alcance. Si el dueño enciende los avisos, su navegador guarda además su suscripción a los avisos de esa IDBox, y mientras arma una cotización, su borrador. Todo esto vive en tu teléfono, no en nuestra base, y lo borras borrando los datos del sitio en tu navegador. La página del buscador de IDBox no guarda nada en tu teléfono.

El contador de escaneos. Cada IDBox lleva un contador: suma uno cuando alguien abre su dirección y guarda la hora del último escaneo. Cuenta visitas, no personas: no guarda quién escaneó, ni su IP, ni su teléfono. Para no inflarlo, no suma los robots que arman la vista previa de un enlace (como el de WhatsApp) ni al dueño con su sesión abierta; y en la pantalla de una IDBox dormida, tampoco la misma visita dos veces en media hora (para eso es idbox_visto). Para distinguir a una persona de un robot miramos la línea técnica del navegador en ese momento, sin guardarla. Si tu IDBox te la entregó tu empresa, lo que tu empresa puede recibir de ese contador está en la sección 3.2.

8. Tus derechos (Ley 1581 de 2012, art. 8)

Seas visitante, dueño, la persona a la que su empresa le entregó una IDBox, o alguien mencionado en una conversación:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que diste.
3. Preguntar qué uso se les ha dado.
4. Quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio — www.sic.gov.co.
5. Revocar tu autorización y pedir la supresión de tus datos.
6. Acceder gratis a ellos.

Cómo se cumplen aquí, sin adornos: los datos de formulario (nombre, correo, teléfono, nota) y los de tu perfil se corrigen o borran directamente. Lo dicho en una conversación no se puede editar — un turno es el registro de lo que se dijo — así que la rectificación y la supresión ahí se cumplen borrando las conversaciones que te mencionen, a solicitud tuya, atendida por nuestro equipo. Con un Business Chat™ pasa lo mismo: un mensaje no se edita, y la supresión se cumple borrando el chat entero, con sus cotizaciones.

9. Cómo ejercer tus derechos

Quién atiende: el equipo de IDBox, de EYDOC S.A.S., en equipo@idbox.lat. También puedes escribirnos por WhatsApp al +57 302 800 0824. Gratis y sin abogado. Pueden pedirlo tú, tus herederos o alguien a quien le des poder.

Cómo: escribe diciendo quién eres, qué dato es tuyo y qué quieres (conocerlo, corregirlo, borrarlo o revocar tu autorización). Antes de entregar o borrar datos confirmamos que quien pide es el titular; si eres dueño, lo más fácil es escribirnos desde tu correo registrado.

Plazos de ley, que cumpliremos:

• Consultas (saber qué tenemos tuyo): máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos por qué y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, borrar, revocar o avisarnos de un incumplimiento): lo marcamos "en trámite" en máximo 2 días hábiles y respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos por qué y respondemos en máximo 8 días hábiles más.
• Si a tu reclamo le falta algo, te lo pedimos dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo completes, se entiende que desististe.
• Ante la Superintendencia: puedes quejarte ante la SIC después de haber hecho tu consulta o tu reclamo con nosotros.

Notas honestas sobre el borrado:

• Si pides borrar tus datos como visitante, borramos tu registro y con él, en cascada, las conversaciones amarradas a ti. Lo demás que te mencione (charlas sin ficha, pulgares, reglas y nombres de charla) lo buscamos y lo borramos a mano (sección 4). El aviso que ya viajó una vez al correo del dueño está fuera de nuestra base; puedes pedirle a él, como quien te contactó, que lo elimine.
• Si pides borrar tu Business Chat™, lo borramos entero: tus mensajes, los del dueño, sus cotizaciones y los celulares de sus avisos. Los avisos que ya llegaron al celular o al correo del dueño, con tu nombre, están fuera de nuestra base.
• Borrar una IDBox con contactos adentro está bloqueado por diseño (para que nadie borre clientes por accidente). Una solicitud de supresión total la atiende nuestro equipo a mano, verificando la identidad de quien pide.
• Tus mensajes a soporte no se borran solos al borrar tu IDBox: quedan guardados aparte. Si quieres que también los borremos, dilo en tu solicitud.
• Las copias de respaldo. Lo que borramos de la base puede seguir hasta 90 días en copias de respaldo privadas hechas antes de tu solicitud. No se publican ni se usan para nada más, y si alguna vez restauramos una, volvemos a borrar lo que pediste borrar.
• La constancia de tu aceptación (sección 3.1) es la prueba de que autorizaste: la conservamos mientras la ley nos pida poder demostrarlo, con tu revocación anotada al lado.
• Además de lo que nos pidas, borramos por tiempo lo que dice la sección 13, y cada seis meses revisamos los datos que ya no se necesitan.

10. La autorización

• Se pide antes o en el momento de recoger los datos, mediante una acción clara tuya. El silencio nunca cuenta como autorización.
• Visitantes: antes del botón Enviar hay una casilla obligatoria que dice "Autorizo a [nombre del dueño] a guardar mis datos para escribirme." Sin ella, nuestro servidor no guarda nada. Guardamos la hora y la versión del aviso que aceptaste (sección 2). Quien guarda esos datos, para ese fin, es EYDOC S.A.S.
• Business Chat™: antes de abrir el chat, la tarjeta te pregunta "¿Me autorizas a guardar tus datos, estos mensajes y tus notas de voz para que [nombre del dueño] te escriba?", y el chat solo se abre si tocas "Sí, autorizo". Sin ese toque, nuestro servidor no abre el chat. Guardamos la hora y la versión del aviso, con su idioma (sección 2.1).
• Los contactos anteriores a la casilla: la casilla existe desde el 5 de agosto de 2026. De los contactos que llegaron antes no tenemos guardada una prueba de autorización. Si dejaste tus datos en una tarjeta antes de esa fecha, escríbenos y te decimos qué tenemos tuyo, o lo borramos.
• Dueños: las dos casillas al despertar la IDBox, con su constancia (sección 3.1). Aparecer en el buscador de IDBox lo decides con el interruptor de tus Ajustes (sección 3.7).
• El aviso corto: en cada tarjeta pública hay un enlace, "Tus datos, en corto", que abre un aviso de privacidad en español, inglés, portugués, mandarín, francés o alemán: qué guardamos, para qué, qué puedes pedir y quién responde, y lo del Business Chat™. Hoy ese aviso dice menos de lo que pasa, y lo estamos corrigiendo: todavía no enlaza a esta política ni dice que los datos se guardan fuera de Colombia; su lista de lo que guardamos no nombra la feria, la línea técnica de tu navegador ni la prueba de tu autorización (sección 2); dice que no compartimos tus datos "con nadie más", pero pasan por los proveedores de la sección 6, que trabajan por encargo nuestro; y el asistente del dueño también ve tu feria. Que no los vendemos sí es exacto. Donde el aviso corto y esta política no coincidan, manda esta política.

11. Datos sensibles

No pedimos datos sensibles en ningún formulario. Tres precisiones honestas:

• Tu foto: es opcional y solo la usamos para mostrarla en tu tarjeta. Pídenos quitarla cuando quieras.
• Tu voz: el saludo hablado de tu tarjeta no es tu voz, lo dice Nix con voz sintética. Cuando tú le hablas a Nix, el audio se transcribe y no se guarda (sección 6). Las notas de voz del Business Chat™ sí se guardan, como los mensajes del chat (sección 2.1): ninguna IA las oye y no se usan para reconocer a nadie por su voz.
• Imágenes y documentos de terceros: si una foto o un PDF que envías a Nix lleva la cara de alguien, enviarlo es decisión tuya y ese archivo no se guarda (sección 5).

12. Cambios a esta política

Si cambia algo sustancial (qué guardamos, para qué, o quién lo procesa), lo comunicaremos antes de aplicar el cambio. Cada versión lleva su fecha y su huella digital, así que la constancia de quien despertó su IDBox dice exactamente qué versión aceptó; si un cambio necesita una autorización nueva, te la pediremos.

13. Vigencia

• Esta versión, la 7 (2026-10-18), entra en vigencia el 18 de octubre de 2026 y rige hasta que publiquemos otra (sección 12).
• Los Business Chat™ se guardan hasta 3 años después de su último mensaje, y entonces los borramos con sus cotizaciones, sus notas de voz, sus llamadas, sus reuniones y los celulares de sus avisos. Si el dueño cierra su IDBox, en 30 días.
• Los contactos de un dueño y sus conversaciones con Nix se guardan mientras su IDBox esté activa. Si la cierra, los borramos en 30 días.
• Los datos del dueño, con su agenda y las horas que silencie, se guardan mientras su IDBox esté activa, con el mismo plazo de 30 días al cerrarla.
• El valor de un cambio que espera tu toque dura como mucho un día (sección 3.5). El registro de cambios, que no guarda valores, y los celulares de los avisos se guardan mientras tu IDBox esté activa, con el mismo plazo de 30 días al cerrarla.
• Un perfil que cargamos nosotros y nadie activa se borra a los 90 días de cargado.
• Las copias de respaldo duran hasta 90 días.
• La constancia de aceptación se conserva mientras la ley nos pida poder demostrar la autorización.
• Cada seis meses revisamos los datos que ya no se necesitan. Y siempre puedes pedir que borremos lo tuyo antes (sección 9).

Marco legal: Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015. Vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Versión 2026-10-17 · español